新型コロナ・トラブル防止のための書面作成について 契約書、合意書、誓約書

行政書士の三浦です。行政書士三浦国際事務所では現在、新型コロナウイルスに関する、トラブル防止のための書面作成を承っております。

ご承知の通り、小中学校の休校、テーマパークの休園等、新型コロナウイルスの影響は多方面にわたっております。

事態が収束へ向かっているという報道もございますが、予断を許さない状況であることは間違いございません。

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行政書士三浦国際事務所について

行政書士は、契約書、合意書、誓約書等、書面の代書をさせていただくことができる国家資格となります。こうした書面作成代行は、行政書士及び弁護士の独占業務となり、有資格者でない方が報酬をいただいて、第書をご案内することは法律によりできません。

行政書士三浦国際事務所は、書類作成専門の行政書士事務所でございますため、その専門性を活かし、新型コロナウイルスに関する書面作成をご案内させていただいております。

書類作成の具体例 「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

取引先とのお取り決め 「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

新型コロナウイルスの影響により、業種や業態にかかわらず、皆様何かしらの対処に追われていることと思います。

その中でも、取引企業様とのお取り決めに、お悩みの方も多いかと存じます。

お取引企業様との間には、すでに各種ご契約書が締結され業務を行われているかと思われますが、今回の新型コロナウイルスへのお取り決めを定められていることは、新型という性質上、まずないのではないかと思われます。

この点、「不可抗力条項」などをご締結済みのご契約書に定めており、「当事者の故意または過失でない場合には、当事者は責任を負わない」というご記載がある場合もあると思います。

こちらの不可抗力条項は、天災等の人間の力ではどうすることもできない場合を想定して、双方が責任を負わないという条項となります(詳細は、個々のご契約内容によります)。

そのため、当事者様双方が責任を負わないということは双方が認識されていても、実際には業務において損害が発生されていらっしゃる部分に関しましては、どちらかが(または双方が)責任を負わなくてはなりません。

つまり、実際に発生されている損害に対して、何かしらのお取り決めをされなくてはなりません。

ご契約は口頭でも締結可能なため、改めて契約書・合意書・誓約書を締結される法的な義務はございませんが、当事者様双方の責任の所在はどのようにされるのか、また、「言った、言わない」という不毛なトラブルを避けるために、各種書面作成をご検討いただく必要がございます。

従業員様とのお取り決め「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

小中学校の休校要請が出され、共働きのご家庭において、お子様がいらっしゃる方にとっては、ご判断が難しい状況となっています。

近くに親御様等がいらっしゃり、お子様の面倒を見ていただけるのであれば問題はないかと思われますが、お近くに親族のいらっしゃらない方、シングルマザー(ファザー)の方は、難しいご状況かと思われます。

お子様がご自宅にいらっしゃる間に有休を消化するという方法もございますが、従業員の皆様が同じような状況であれば、全員が休むということは難しいかと思われます。

また、新型コロナウイルス感染のリスク拡大を考慮されれば、お子様の有無にかかわらず、お仕事を休まれるという判断となる方もいらっしゃるかと思われます。

そのため、新型コロナウイルスの影響により、雇用主の方にとっても、従業員の方にとっても、非常に判断が難しく、個々の職場環境に委ねられているというご状況かと思われます。

今後、政府から何かしらの施策や補償が出されるかもわかりませんが、最終的には、雇用主の方と従業員の方の落とし所を見つけ、書面として合意内容を締結しておくということが、今後トラブルに発展されないために重要となります。

顧客様に対するご案内書面「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

こちらの書面は、顧客様に対して、どのような対策(消毒作業を行っている、消毒液を設置している等)を取られているかを、顧客様に明示される際に、業種問わずご必要な書面となります。

また、サービスのご内容によりましては、返金をされる、休業とされる、代替案をご提案されるなど、多岐にわたるご案内がご必要かと思われます。

大手企業にも見られるよう、新型コロナウイルス感染拡大を防止するために、休業とされることも、短期的な目線では損失が大きくなってしまう可能性もございますが、長期的に考えますと、風評被害のリスク軽減、適切な対応を行ったことによる信頼性の向上等、メリットとなる部分も多くございます。

どのようなご判断とされるかは難しい部分もあるかと思われますが、明確なご案内を顧客様に通知されることは、ビジネス上、必要不可欠なご状況にあると言えます。

結婚式キャンセルに関する書面「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

新型コロナウイルス拡大に伴い、結婚式をキャンセルされる方も多くいらっしゃるようです。

仮に当該結婚式において、新型コロナウイルス感染の確認がされた場合、新郎新婦様にとっては、人生の門出になるところが、責任問題に発展してしまう可能性がございます。

結婚式を開催されても、新型コロナウイルス感染を懸念し、欠席をされる方も多くいらっしゃるようで、出席者様とのご関係性にヒビが入ってしまうことも懸念され、やはり結婚式をキャンセルされることが賢明という判断に至る方が多いようです。

しかし、当然ですが、結婚式のキャンセルに際しましては、キャンセル料が発生することとなります。

「新型コロナウイルスを理由に結婚式をキャンセルをするのに、キャンセル料を取るの?」と、怒りにも近い声もあるようですが、会場側は当日に合わせて用意をしているため、一定の人件費等を費やしています。

そのため、新型コロナウイルスだから、キャンセル料は無料としてほしいという、交渉は難しい部分があるかと思われます。

しかし、この点、会場側も契約書に掲載をしている通常のキャンセル料を請求するのではなく、新型コロナウイルスを理由とした場合には、キャンセル料の減額に応じてくれる可能性もございます。

会場側は、交渉に応じる義務はございませんので、契約書通りのキャンセル料を徴収されても問題はないのですが、今回のようなご状況の場合には、双方の落とし所を見つけるということは、非常に重要なことになるかと思われます。

新郎新婦様にとっては、キャンセル料が減額される可能性が1%でもある限り、交渉をされることをお勧めいたしますし、会場側の事業主の方は、新型コロナウイルスに関するキャンセル規定を明確に書面に落とし込むことで、従業員及びお客様に対する、新型コロナウイルスを起因としたキャンセルに関する認識を明確にすることができるだけでなく、個々のお客様に対応する時間を削減できるメリットがございます。

また、他の事業主様との対応の差を明確とされるために、独自の新型コロナウイルスキャンセルに関する規定を定めることも、重要な営業ツールになるかと思われます。

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書面作成の重要性 「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

前述の通り、契約書、合意書、誓約書等の書面は、法的な作成義務はございません。

そのため、お話し合いにて合意された場合は、書面をご締結されなくても法的には問題ございません。

しかし、お話し合い(口頭)での合意の場合、詳細のニュアンスの解釈に相違がある場合や合意したこと自体をうやむやにされてしまう可能性がございます。

つまり、契約書、合意書、誓約書等は、法的な作成義務はございませんが、実務上のトラブルを避けるという上では必須のものとなります。

下記は、契約書、合意書、誓約書等を作成されるメリットの一例となります。

当事者双方の合意内容が明確となる 「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

心理学者のヘルマン・エビングハウスによりますと、人間は、

20分後に42%を忘却し、1時間後には56%を忘却し、1日後には74%を忘却し、1週間後には77%を忘却し、1ヶ月後には79%を忘却すると規定しています。

もちろん、記憶の残り方は、ご状況や個々の能力の差もあると思われますが、ヘルマン・エビングハウスが正しければ、1時間後には、誰しもが半分程度の情報を忘れているということになります。

つまり、当事者様双方がお話し合いをいただき、合意に至った場合においても、1時間後には、双方が半分の情報を忘れている可能性があるということです。

この点、合意内容をすっかり忘れてしまうということは考えづらいかと思われますが、お取り決めが詳細であればあるほど、双方の記憶は曖昧となり、かつ、時間とともに双方の記憶が薄れていくことは確かです。

そのため、合意をされた場合には、すぐに書面作成に移行されることで、双方の認識の相違を最小限に抑えることができ、かつ、合意に至った全ての合意内容を、忘れることなく明確に文章として残すことができます。

内容証明の発送も可能です。 「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

内容証明とは、郵便局のサービスのひとつで、郵便局が書面の内容を証明し(内容の事実を証明するのではなく、記載内容による通知をされた事実を証明するものです)、データを一定期間保管してくれるサービスです。

つまり、当事者様間のみではなく、第三者(郵便局)を通じて通知されることで、通知された事実(日時)及び内容を明確にするものとなります。

お取引先等に新型コロナウイルスに関するお取り決め等の通知をされる際に、ご活用いただけます。

作成例:新型コロナウイルス拡大に伴い、当社は休業の決定をいたしました(休業日2020年3月○日〜3月○日〜)。休業に際しまして、休業中のお取引のお取り決めに関し、ご協議をさせていただけますと幸いでございます。本決定に関しましては、〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

ご費用

行政書士三浦国際事務所では、オンライン(メール及びLINE等にてご案内をさせていただき、Word及びPDFにて原案をご納品をさせていただいております。)にて書面作成をご案内させていただいており、ご費用を抑えてご依頼を頂ける基盤作りを進めております。

書面の難易度及びボリューム等にてお見積もりをご提示させていただいておりますが、契約書、合意書、誓約書全ての書面を、13,800円(税込)〜、内容証明を19,800円(税込・発送料実費込み)にてご案内をさせていただいております。

お見積もりは無料でございますので、まずはお気軽にお問い合わせくださいませ。

お問い合わせ 「新型コロナ・トラブル防止のための書面作成」

行政書士三浦国際事務所へのお問い合わせは、下記メールフォーム、またはLINEよりお願い致します。

現在、多くのご依頼を頂いておりますが、緊急性を要するご状況であることを踏まえ、可能な限り早めのご回答を心がけさせていただいております。土日・夜間等におきましても、下記メールフォーム、またはLINEより、お気軽にお問い合わせください。

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最後まで読んでいただきありがとうございました。 この記事が気に入っていただけたらシェアしてもらえると嬉しいです。

「当サイト運営者」千葉県 行政書士三浦国際事務所代表の三浦です。私は世界5大陸約30ヶ国へのバックパッカー旅を経て、書類作成・在留資格(ビザ)・中小企業支援専門の行政書士事務所を経営しております。

書類作成、在留資格(ビザ)及び中小企業支援に関するご依頼・ご相談は、下記LINEまたはお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。料金表&各専門サイトへのリンク先にて当事務所の料金表及び業務詳細(当事務所専門別サイト)をご案内させて頂いております。

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ABOUTこの記事をかいた人

三浦 哲郎「書類作成・在留資格(ビザ)・中小企業支援専門行政書士」

「行政書士三浦国際事務所所長」「行政書士・総合旅行業務取扱管理者」千葉県にて、書類作成・在留資格(ビザ)・中小企業支援専門の行政書士事務所を経営しております。これまで、オーストラリア・フィリピンへの留学、フィリピン現地英語学校勤務、世界5大陸30ヶ国100都市以上への渡航を経験し、豊富な海外経験と法知識でご依頼者様をサポートさせて頂いております。外国人関係の専門家として、船井総合研究所等のコンサルティング会社からのご依頼のもと、執筆活動にも力を入れております。趣味はサッカー(千葉県リーグ所属)。家庭では1児の父として奮闘しています。下記、「website」より当事務所の書類作成専門サイトに移行致します。