「ハンコ(印鑑)の管理方法」行政書士が解説

行政書士の三浦です。

日本は、ハンコ社会と言われており、ハンコはとても大きな効力を有しています。

ハンコひとつで大きく、未来が変わることもあり得るということです。

こちらでは、会社での一般的なハンコの管理方法をご説明しています。

印鑑管理規定を設ける

多くの会社では、印鑑管理規定を設け、一定のルールを規定しています。

未然にトラブルを避けことができ、また、規定を設けることにより、社内でのハンコの利用方法が明確になり、実務的にもメリットは大きいです。

規定事項例01 会社で使用するハンコの種類

代表者印や銀行印、社印のほか、役職印等、会社でどのようなハンコを使用するのかを規定します。

規定事項例02 ハンコの使用対象

代表者印は、契約書。

銀行印は、小切手。

社印は、社外書類。

など、各ハンコをどのような使用対象で用いるのかを規定します。

規定事項例03 ハンコの管理責任者

代表者印は、社長室。

銀行印は、経理。

社印は、総務。

など、管理責任部署や責任者を規定します。

規定事項例04 押印の手続き

各ハンコを使用する時はどのような手続きを踏む必要があるのかを規定します。

例えば、「押印申請書等を押印すべき書面とともに提出し、管理権限がある者が押印する」など、ハンコを押すまでのルールを作ることです。

複雑化する必要はありませんが、ミスの防止や責任の所在を明確にするためにも、社内に適したルール作りが大切です。

まとめ

少人数の会社や個人事業などでは、印鑑管理規定等を設けずに運営していることもあるかと思われます。

しかし、トラブルを未然に防ぐために、規定することをお勧めします。

印鑑管理規定は、難しく煩雑な規定を設けるものではありません。

一般的な項目さえ押さえておけば、トラブルに発展することは少ないでしょう。

印鑑管理規定作成時は、手間に感じることもあるかと思われますが、トラブルに発展したことを考えれば、作成しておいて損はありません。

印鑑管理規定にご不明な点がある場合は、弁護士や行政書士などの専門家にご相談ください。

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